Keskeiset asiat
- Perehdytysohjelmisto kokoaa kohdennetut tehtävät, koulutukset ja edistymistiedot yhteen paikkaan hajanaisten tarkistuslistojen ja sähköpostien sijaan.
- Automaattinen kohdentaminen ja muistutukset pitävät perehdytyksen yhtenäisenä eri tiimeissä ja toimipisteissä.
- Sisäänrakennettu seuranta näyttää HR:lle milloin tahansa tarkasti, missä vaiheessa kukin uusi työntekijä on.
Mitä perehdytysohjelmisto tarkoittaa
Perehdytysohjelmisto (engl. employee onboarding software) on järjestelmä, joka kokoaa kaikki uudessa työssä aloittamiseen liittyvät palaset yhteen paikkaan. Sen sijaan, että tehtäviä seurattaisiin laskentataulukoissa, sähköposteissa ja jaetuissa dokumenteissa, tiimit hallitsevat kohdennettuja tehtäviä, koulutuksia ja edistymistä yhdessä työnkulussa.
Tavoitteena on johdonmukaisuus ja selkeys. Jokainen uusi työntekijä saa oikeat tehtävät ja kurssit ennakoitavan aikataulun mukaan, ja häntä tukevat ihmiset näkevät, mikä on tehty ja mikä on vielä kesken.
Aiheeseen liittyviä käsitteitä ovat perehdytyksen työnkulkutyökalut, uusien työntekijöiden hallintajärjestelmät ja perehdytyksen automaatioalustat. Kaikki nämä kuvaavat ohjelmistoja, joiden tarkoitus on tehdä uudessa työssä aloittamisesta sujuvampaa ja järjestelmällisempää.
Miksi perehdytysohjelmisto on tärkeä
Käsin hoidetussa perehdytyksessä on helppo tehdä virheitä. Vaiheita jää väliin, muistutukset unohtuvat ja eri esihenkilöt hoitavat perehdytyksen kukin omalla tavallaan. Ohjelmisto korvaa tämän vaihtelun määritellyllä prosessilla, joka etenee joka kerta samalla tavalla.
HR- ja L&D-tiimeille tämä tarkoittaa myös näkyvyyttä. Reaaliaikainen edistymistieto ja koulutustiedot näyttävät, missä vaiheessa jokainen uusi työntekijä on. Näin tiimien on helpompi tarttua keskeneräisiin asioihin, raportoida perehdytyksestä ja pitää koulutus aikataulussa.
Esimerkkejä perehdytysohjelmiston käytöstä
Perehdytysohjelmisto tukee esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
- Perehdytyskurssien kohdentaminen automaattisesti, kun uusi työntekijä aloittaa
- Muistutusten lähettäminen keskeneräisistä koulutuksista ja tehtävistä
- Uusien työntekijöiden ryhmittely tiimin, roolin tai toimipisteen mukaan
- Suoritusten seuraaminen koko perehdytysjakson ajan
- Todistusten myöntäminen, kun pakollinen koulutus on suoritettu
- Perehdytyksen suoritustietojen vieminen HR:n tarkasteltaviksi
- Koontinäkymä, josta esihenkilöt näkevät uusien työntekijöiden edistymisen
Miten TechClass tukee ohjelmistopohjaista perehdytystä
TechClass voi tukea ohjelmistopohjaista perehdytystä esimerkiksi näillä ominaisuuksilla:
- Kurssien kohdentaminen
- Ilmoittautumisten hallinta
- Ryhmät
- Oppijan edistymisen seuranta
- Reaaliaikainen raportointi ja koontinäkymät
- Mukautetut ilmoitukset ja hälytykset
- Datan vienti
Näiden ominaisuuksien avulla HR- ja L&D-tiimit voivat hoitaa perehdytyksen hallittuna työnkulkuna, jossa kohdentaminen on automatisoitu, edistyminen näkyy ja koulutustiedot pysyvät järjestyksessä.
Perehdytysohjelmisto henkilöstökoulutuksessa
Henkilöstökoulutuksessa perehdytysohjelmisto yhdistää aloitusvalmistelut ja uuden työntekijän tarvitseman oppimisen, jolloin molempia voi seurata samassa paikassa.
- Perehdytyskurssien toteuttaminen sovitun aikataulun mukaan
- Uusien aloittajien kursseille ilmoittamisen automatisointi
- Oppijoiden muistuttaminen suorittamatta olevista koulutuksista
- Suoritusten seuraaminen aloittajaryhmittäin
- Perehdytyksen edistymisestä raportoiminen sidosryhmille
- Selkeiden tietojen ylläpitäminen suoritetuista koulutuksista
Kun perehdytys hoidetaan siihen tarkoitetulla ohjelmistolla, koulutus pysyy johdonmukaisena ja HR:n aikaa kuluu vähemmän tilannetietojen perään kyselemiseen.
Katso, miten TechClass kokoaa perehdytyksen tehtävät ja koulutukset yhdeksi hallituksi työnkuluksi.
Varaa esittelyUsein kysytyt kysymykset
Mitä perehdytysohjelmisto tekee?
Se kohdentaa perehdytystehtävät ja koulutukset, lähettää muistutuksia ja seuraa edistymistä, jotta jokainen uusi työntekijä etenee samojen luotettavien vaiheiden kautta.
Miten perehdytysohjelmisto eroaa tarkistuslistasta?
Tarkistuslista on staattinen, kun taas ohjelmisto automatisoi kohdentamisen, tuo edistymisen näkyviin reaaliajassa ja pitää kirjaa siitä, mitä on suoritettu.
Voiko perehdytysohjelmistolla hoitaa myös koulutuksen?
Kyllä, monet työkalut tarjoavat perehdytyskursseja ja seuraavat niiden suorittamista muiden aloitustehtävien rinnalla yhdessä paikassa.