Keskeiset asiat
- Automatisoitu perehdytys käynnistää perehdytyksen vaiheet automaattisesti, joten jokaista uutta työntekijää varten ei tarvitse tehdä asetuksia käsin.
- Säännöt voivat kohdentaa kursseja, lähettää muistutuksia ja seurata edistymistä esimerkiksi roolin, ryhmän tai aloituspäivän perusteella.
- Se auttaa HR- ja L&D-tiimejä perehdyttämään johdonmukaisesti ja laajassa mittakaavassa ilman samojen tehtävien toistamista.
Mitä automatisoitu perehdytys tarkoittaa
Automatisoitu perehdytys (engl. automated onboarding) on toimintatapa, jossa perehdytyksen vaiheet määritetään kerran, minkä jälkeen ne etenevät itsestään jokaisen uuden työntekijän kohdalla. Sen sijaan, että HR- tai L&D-tiimin jäsen kohdentaisi käsin samat kurssit ja lähettäisi samat muistutukset jokaiselle uudelle työntekijälle, alusta soveltaa ennalta määritettyjä sääntöjä.
Säännöt voivat perustua esimerkiksi työntekijän rooliin, ryhmään, osastoon tai aloituspäivään. Kun alustalle lisätään uusi työntekijä, joka täyttää säännön ehdot, sääntöön liittyvä perehdytyskoulutus voidaan kohdentaa hänelle ja sitä voidaan seurata automaattisesti.
Automatisoitu perehdytys liittyy läheisesti käsitteisiin perehdytyksen automatisointi, perehdytyksen työnkulut, automaattinen perehdytys, uuden työntekijän prosessien automatisointi ja perehdytyksen käynnistimet. Kaikki nämä kuvaavat toistuvan manuaalisen työn vähentämistä perehdytysprosessissa.
Miksi automatisoitu perehdytys on tärkeää
Käsin hoidettu perehdytys voi alkaa pettää, kun yritys kasvaa tai rekrytoi suuremmissa erissä. Vaiheita jää väliin, kurssien kohdentaminen on epäjohdonmukaista, ja HR-tiimien aikaa kuluu saman valmistelun toistamiseen jokaisen uuden työntekijän kohdalla.
Automatisoitu perehdytys auttaa tekemään prosessista johdonmukaisemman ja skaalautuvamman. Kun perehdytysohjelmisto kohdentaa oikeat koulutukset automaattisesti ja lähettää muistutukset ilman manuaalista työtä, HR- ja L&D-tiimit voivat keskittyä perehdytyksen inhimilliseen puoleen ja pitää silti vaaditut vaiheet aikataulussa.
Esimerkkejä automatisoidusta perehdytyksestä
Automatisoitu perehdytys voi hoitaa monia toistuvia vaiheita:
- Perehdytyskurssien kohdentaminen uuden työntekijän roolin perusteella
- Uusien työntekijöiden lisääminen oikeisiin ryhmiin
- Tervetulo- ja muistutusilmoitusten lähettäminen automaattisesti
- Pakollisen compliance-koulutuksen kohdentaminen heti alussa
- Perehdytyksen edistymisen tuominen HR:n nähtäväksi
- Seuraavien oppimissisältöjen käynnistäminen aiempien vaiheiden jälkeen
- Käsin tehtävien asetusten vähentäminen jokaisen uuden työntekijän kohdalla
Miten TechClass tukee automatisoitua perehdytystä
TechClass voi tukea automatisoitua perehdytystä esimerkiksi näillä ominaisuuksilla:
- Roolikohtaiset oppimispolut
- Kurssien kohdentaminen
- Ilmoittautumisten hallinta
- Ryhmät
- Mukautetut ilmoitukset ja hälytykset
- Oppijan edistymisen seuranta
- Compliance-koulutuksen hallinta
- Koulutustiedot
Näiden ominaisuuksien avulla HR- ja L&D-tiimit voivat määrittää perehdytyksen kerran, soveltaa sitä johdonmukaisesti uusiin työntekijöihin ja tarttua keskeneräisiin suorituksiin ilman toistuvaa manuaalista työtä.
Automatisoitu perehdytys henkilöstökoulutuksessa
Henkilöstökoulutuksessa automatisoitu perehdytys pitää ensimmäiset oppimiskokemukset johdonmukaisina, vaikka rekrytointien määrä vaihtelisi. Samoja aloitusvaiheita noudatetaan, tulipa taloon yksi ihminen tai kokonainen ryhmä.
- Aloituskurssien kohdentaminen heti, kun uusi työntekijä lisätään
- Kausityöntekijöiden ja suurten rekrytointierien johdonmukainen perehdytys
- Sen varmistaminen, ettei pakollisia koulutuksia ohiteta
- Uusien työntekijöiden muistuttaminen keskeneräisistä perehdytysvaiheista
- Perehdytyksen yhtenäistäminen eri tiimeissä ja toimipisteissä
- HR:n ajan vapauttaminen työntekijöiden suoraan tukemiseen ja kysymyksiin vastaamiseen
Kun perehdytyksen vaiheet etenevät automaattisesti, uudet työntekijät saavat oikeat koulutukset ajallaan ja HR-tiimeillä on vähemmän toistuvaa valmistelutyötä.
Määritä perehdytys kerran, niin oikeat vaiheet tavoittavat jokaisen uuden työntekijän.
Varaa esittelyUsein kysytyt kysymykset
Mikä on automatisoitu perehdytys?
Automatisoidussa perehdytyksessä käytetään ennalta määritettyjä sääntöjä ja työnkulkuja, jotta perehdytyksen vaiheet, kuten koulutusten kohdentaminen ja muistutusten lähettäminen, etenevät automaattisesti jokaisen uuden työntekijän kohdalla.
Mitä perehdytyksessä voi automatisoida?
Tyypillisiä esimerkkejä ovat kurssien kohdentaminen roolin tai ryhmän mukaan, tervetulo- ja muistutusilmoitusten lähettäminen sekä edistymisen tuominen näkyviin, jotta HR voi tarttua asioihin tarvittaessa.
Miten automatisoitu perehdytys eroaa digitaalisesta perehdytyksestä?
Digitaalinen perehdytys siirtää perehdytyksen verkkoon, kun taas automatisoitu perehdytys lisää siihen logiikkaa, jonka ansiosta vaiheet etenevät itsestään ilman, että samoja toimia täytyy toistaa käsin jokaisen uuden työntekijän kohdalla.