Keskeiset asiat
- HR-järjestelmäintegraatio pitää henkilöstö-, rooli- ja koulutustiedot synkronoituina HR-järjestelmien ja oppimisalustan välillä.
- Se automatisoi käyttäjähallinnan, joten uudet työntekijät ja roolimuutokset välittyvät koulutukseen ilman käsin tehtäviä määrityksiä.
- L&D- ja HR-tiimeille se vähentää hallinnollista työtä ja pitää koulutustiedot oikeina henkilöstön muuttuessa.
Mitä HR-järjestelmäintegraatio tarkoittaa
HR-järjestelmäintegraatio (engl. HRIS integration) on yhteys henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän ja toisen työkalun, kuten oppimisalustan, välillä. Sen avulla henkilöstötiedot siirtyvät järjestelmien välillä, joten HR:ssä ylläpidetyt tiedot näkyvät kaikkialla, missä niitä tarvitaan, eikä kenenkään tarvitse syöttää niitä uudelleen.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että tiedot esimerkiksi uudesta työntekijästä, osastonvaihdoksesta, tehtävänimikkeestä tai työsuhteen päättymisestä voivat siirtyä automaattisesti yhdistettyyn järjestelmään. Kun joku aloittaa, hänelle voidaan luoda käyttäjätili. Kun hänen roolinsa muuttuu, käyttöoikeudet voivat muuttua sen mukana, ja kun hän lähtee, hänen tietonsa voidaan päivittää.
HR-järjestelmäintegraatio liittyy läheisesti käsitteisiin HR-järjestelmän integrointi, henkilöstötietojen synkronointi, automaattinen käyttäjien provisiointi, HRIS-liitin ja henkilöstödatan integraatio. Kaikki nämä termit kuvaavat sitä, miten työntekijöiden tiedot pidetään yhdenmukaisina HR-järjestelmän ja sen tietoja hyödyntävien työkalujen välillä.
Miksi HR-järjestelmäintegraatio on tärkeä
Henkilöstötiedot muuttuvat jatkuvasti, kun organisaatioon palkataan uusia ihmisiä ja työntekijät saavat ylennyksiä, vaihtavat tiimiä tai lähtevät. Tietojen ylläpito käsin jokaisessa järjestelmässä on hidasta ja virhealtista, ja vanhentuneet tiedot johtavat nopeasti vääriin käyttöoikeuksiin ja puuttuviin kohdennuksiin.
HR- ja L&D-tiimeille HR-järjestelmäintegraatio on tärkeä, koska koulutus pysyy sen ansiosta todellisen tilanteen mukaisena. Uudet työntekijät voidaan lisätä alustalle automaattisesti, roolimuutokset voivat päivittää sen, mikä koulutus kutakin koskee, ja suoritustiedot pysyvät oikeina. Näin compliance- ja edistymisraportointi on paljon luotettavampaa.
Esimerkkejä HR-järjestelmäintegraatiosta
HR-järjestelmäintegraatio tukee monia arjen HR- ja koulutustehtäviä:
- Käyttäjätilien automaattinen luominen oppimisalustalle, kun työntekijä palkataan
- Käyttäjäroolien päivittäminen, kun joku vaihtaa tehtävää
- Käyttäjätilien poistaminen käytöstä, kun työntekijä lähtee
- Osastojen ja tiimien synkronointi oppijoiden ryhmittelyä varten
- Tehtävänimikkeiden pitäminen ajan tasalla roolikohtaisia kohdennuksia varten
- Työsuhteen tilan yhdistäminen koulutustietoihin
- Päällekkäisen tiedonsyötön vähentäminen HR-järjestelmässä ja oppimisalustalla
Miten TechClass tukee integraatioita ja käyttäjähallintaa
TechClass voi tukea integraatioita ja käyttäjähallintaa esimerkiksi näillä ominaisuuksilla:
- Käyttäjähallinta
- Kertakirjautuminen (SSO)
- Roolikohtaiset oppimispolut
- Ryhmät
- Oikeudet ja pääsynhallinta
- Kurssien kohdentaminen
- Koulutustiedot
Näiden ominaisuuksien avulla HR- ja L&D-tiimit voivat pitää käyttäjätilit ja roolit järjestyksessä, kohdentaa oikeat koulutukset oikeille ihmisille ja ylläpitää paikkansapitäviä koulutustietoja henkilöstön muuttuessa.
HR-järjestelmäintegraatio henkilöstökoulutuksessa
Henkilöstökoulutuksessa HR- ja oppimistietojen pitäminen synkronoituina tarkoittaa, että kohdennukset ja koulutustiedot vastaavat kunkin työntekijän nykyistä roolia ja työsuhteen tilaa.
- Uusien työntekijöiden käyttäjätilien automaattinen luominen
- Roolikohtainen koulutus, joka mukautuu tehtävämuutoksiin
- Tarkka ryhmittely tiimin tai osaston mukaan
- Ajantasaiset koulutustiedot compliance-raportointia varten
- Vähemmän manuaalista hallintotyötä HR- ja L&D-tiimeille
- Puhtaampaa dataa edistymisen seurantaan laajassa mittakaavassa
Kun henkilöstötiedot pysyvät yhdenmukaisina, koulutus tavoittaa oikeat ihmiset ja sen taustalla olevat koulutustiedot pysyvät luotettavina.
Katso, miten TechClass pitää käyttäjähallinnan yksinkertaisena henkilöstön muuttuessa.
Varaa esittelyUsein kysytyt kysymykset
Mikä on HR-järjestelmäintegraatio?
Se on yhteys henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän ja toisen työkalun, kuten oppimisalustan, välillä. Yhteys pitää työntekijöiden perustiedot, roolit ja työsuhteen tilan synkronoituina järjestelmien välillä.
Miten HR-järjestelmäintegraatio toimii?
Tiedot esimerkiksi uusista työntekijöistä, osastoista, rooleista ja työsuhteiden päättymisistä siirtyvät HR-järjestelmästä yhdistettyyn työkaluun, joten käyttäjätilit ja kohdennukset pysyvät ajan tasalla automaattisesti.
Ketkä hyötyvät HR-järjestelmäintegraatiosta?
Eniten hyötyvät HR- ja L&D-tiimit, sillä paikkansapitävät ja automaattisesti synkronoidut tiedot vähentävät käyttäjätilien manuaalista luomista ja pitävät koulutustiedot henkilöstön todellisen tilanteen mukaisina.