Keskeiset asiat
- Koulutuksen automatisointi hoitaa toistuvat L&D-tehtävät, kuten kursseille ilmoittamisen, muistutukset ja seurannan, automaattisesti.
- Sen avulla tiimit voivat toteuttaa perehdytyksen ja compliance-koulutuksen johdonmukaisesti myös henkilöstömäärän kasvaessa.
- Automatisointi vähentää manuaalista hallintotyötä, jolloin L&D-tiimeille jää enemmän aikaa sisältöihin ja tuloksiin.
Mitä koulutuksen automatisointi tarkoittaa
Koulutuksen automatisointi (engl. training automation) tarkoittaa, että oppimisalusta hoitaa rutiininomaiset koulutustehtävät itsenäisesti. Osallistujia ei tarvitse ilmoittaa kursseille käsin tai muistutella erikseen, eikä laskentataulukoita tarvitse päivittää, vaan alusta huolehtii näistä vaiheista tiimin määrittämien sääntöjen perusteella.
HR- ja L&D-tiimeille tämä tarkoittaa, että toistuva hallintotyö muuttuu taustalla tapahtuvaksi prosessiksi. Kun säännöt on määritetty, kurssit voidaan kohdentaa, muistutukset lähettää ja suoritukset kirjata automaattisesti sitä mukaa, kun työntekijöitä tulee taloon ja he etenevät koulutusohjelmissaan.
Koulutuksen automatisointi liittyy läheisesti käsitteisiin automaattinen kurssien kohdentaminen, kursseille ilmoittamisen säännöt, oppimisen työnkulut, muistutusilmoitukset ja toistuvan koulutuksen aikataulut. Nämä termit kuvaavat tapoja vähentää käsin tehtävää työtä koulutuksen toteuttamisessa.
Miksi koulutuksen automatisointi on tärkeää
Kun organisaatio kasvaa, koulutuksen hallinnointia on vaikea pitää yllä käsin. Sen seuraaminen, kuka tarvitsee minkäkin kurssin, milloin sen määräaika umpeutuu ja onko se suoritettu, voi viedä suuren osan L&D-tiimin ajasta.
Koulutuksen automatisointi auttaa toteuttamaan perehdytyksen, compliance-koulutuksen ja roolikohtaisen koulutuksen johdonmukaisesti koko henkilöstölle. Se pitää pakolliset kurssit aikataulussa ja pienentää riskiä, että joku oppija unohtuu. Samalla tiimit voivat keskittyä sisällön laatuun ja oppimistuloksiin.
Esimerkkejä koulutuksen automatisoinnista
Koulutuksen automatisointiin voi kuulua esimerkiksi:
- Kurssien kohdentaminen automaattisesti roolin tai ryhmän mukaan
- Uusien työntekijöiden ilmoittaminen perehdytykseen heti ensimmäisenä päivänä
- Muistutusilmoitusten lähettäminen koulutuksista, joiden määräaika lähestyy
- Toistuvien compliance-kurssien ajastaminen
- Suoritusten seuranta ilman käsin tehtäviä päivityksiä
- Esihenkilöiden informoiminen myöhässä olevista koulutuksista
- Koulutustietojen vieminen sovitun aikataulun mukaan
Miten TechClass tukee koulutuksen automatisointia
TechClass voi tukea koulutuksen automatisointia esimerkiksi näillä ominaisuuksilla:
- Kurssien kohdentaminen
- Ilmoittautumisten hallinta
- Roolikohtaiset oppimispolut
- Mukautetut ilmoitukset ja hälytykset
- Compliance-koulutuksen hallinta
- Oppijan edistymisen seuranta
- Ajastetut viennit
- Ryhmät
Näiden ominaisuuksien avulla HR- ja L&D-tiimit voivat rakentaa koulutuksen niin, että se etenee johdonmukaisesti ja ajallaan, mikä vähentää käsin tehtävää hallinnointia koulutusohjelmien ja henkilöstömäärän kasvaessa.
Koulutuksen automatisointi henkilöstökoulutuksessa
Henkilöstökoulutuksessa automatisointi vie koulutusohjelmia eteenpäin ilman jatkuvaa manuaalista valvontaa, joten oikeat kurssit tavoittavat oikeat ihmiset oikeaan aikaan.
- Uusien työntekijöiden automaattinen ilmoittaminen perehdytykseen
- Toistuvan compliance-koulutuksen ajastaminen
- Roolikohtainen kurssien kohdentaminen eri tiimeissä
- Muistutukset lähestyvistä määräajoista
- Esihenkilöille lähtevät ilmoitukset myöhässä olevista koulutuksista
- Koulutustietojen säännöllinen vienti raportointia varten
Kun rutiinitehtävät hoituvat automaattisesti, L&D-tiimit käyttävät vähemmän aikaa hallinnointiin ja enemmän koulutuksen kehittämiseen.
Automatisoi koulutuksen rutiinitehtävät, niin oikeat kurssit tavoittavat oikeat ihmiset.
Varaa esittelyUsein kysytyt kysymykset
Mikä on koulutuksen automatisointi?
Koulutuksen automatisoinnissa oppimisalusta hoitaa rutiininomaiset koulutustehtävät automaattisesti sen sijaan, että ne tehtäisiin käsin. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi kurssien kohdentaminen, muistutusten lähettäminen ja suoritusten seuranta.
Miten koulutuksen automatisointi auttaa L&D-tiimejä?
Se poistaa toistuvaa hallintotyötä, joten perehdytys ja compliance-koulutus toteutuvat johdonmukaisesti ja ajallaan ilman, että jokaista oppijaa täytyy muistuttaa ja seurata käsin.
Mitä koulutustehtäviä voi automatisoida?
Yleisiä esimerkkejä ovat kurssien kohdentaminen, kursseille ilmoittamisen säännöt, muistutusilmoitukset, toistuva compliance-koulutus ja suoritusten seuranta.