Keskeiset asiat
- Koulutusrekisteri kokoaa oppimishistorian yhteen paikkaan, josta sitä voi hakea.
- Se pitää koulutustiedot järjestyksessä, jotta ne löytyvät nopeasti auditointeja tai tarkastuksia varten.
- Keskitetyt koulutustiedot vähentävät riippuvuutta hajallaan olevista tiedostoista ja käsin ylläpidetyistä listoista.
Mitä koulutusrekisteri tarkoittaa
Koulutusrekisteri (engl. training record management system) on ohjelmistokerros, johon organisaation oppimishistoria on koottu. Se tallentaa suoritettujen kurssien tiedot ja järjestää ne niin, että tietty merkintä löytyy nopeasti, kun sitä tarvitaan.
Siinä missä koulutustiedot ovat itse data, rekisteri pitää tämän datan jäsenneltynä. Se järjestää koulutustiedot oppijan, kurssin, päivämäärän tai koulutusohjelman mukaan, joten mitään ei tarvitse etsiä kansioista ja taulukoista.
Käsitteeseen liittyvät esimerkiksi termit oppimistietojärjestelmä, koulutushistoriatietokanta, koulutustietojen hallintaohjelmisto ja keskitetty koulutusarkisto. Jokainen niistä kuvaa tapaa säilyttää ja hallita dokumentoitua oppimista yhdessä paikassa.
Miksi koulutusrekisteri on tärkeä
Kun organisaatio järjestää yhä enemmän koulutusta, koulutustietojen määrä kasvaa nopeasti. Jos niitä säilytetään sähköpostiketjuissa, jaetuilla levyillä ja henkilökohtaisissa taulukoissa, tiettyjen tietojen löytäminen on hidasta ja ne katoavat helposti.
Koulutusrekisteri antaa HR-, L&D- ja compliance-tiimeille yhden, järjestelmällisen ja luotettavan tietolähteen. Kun auditointi tai tarkastus edellyttää näyttöä koulutuksesta, tarvittavat koulutustiedot saadaan esiin nopeasti, eikä niitä tarvitse koota uudelleen hajallaan olevista lähteistä.
Esimerkkejä koulutusrekisterin käytöstä
Koulutusrekisteri tukee monia koulutustietojen hallintaan liittyviä tarpeita:
- Jokaisen oppijan suoritustietojen tallentaminen
- Koulutustietojen järjestäminen kurssin, roolin tai koulutusohjelman mukaan
- Koulutushistorian hakeminen auditointia varten
- Todistusten ja tulosten säilyttäminen yhdessä
- Tietyn kurssin suorittaneiden hakeminen
- Compliance-koulutusten pitkäaikaisen historian ylläpitäminen
- Koulutustietojen vienti raportointia tai tarkastelua varten
Miten TechClass tukee koulutustietojen hallintaa
TechClass voi tukea koulutustietojen hallintaa esimerkiksi näillä ominaisuuksilla:
- Koulutustiedot
- Oppijan suoritusote
- Suoritustodistukset
- Compliance-seuranta
- Reaaliaikainen raportointi ja koontinäkymät
- Datan vienti
- Oikeudet ja pääsynhallinta
Näiden ominaisuuksien avulla HR- ja L&D-tiimit voivat pitää oppimishistorian keskitettynä ja järjestyksessä, hakea koulutustiedot esiin tarvittaessa ja määrittää, kuka voi nähdä luottamukselliset koulutustiedot.
Koulutusrekisteri henkilöstökoulutuksessa
Henkilöstökoulutuksessa koulutusrekisteri on paikka, johon suoritettu oppiminen arkistoidaan ja jossa se säilyy. Se liittää arjen koulutustoiminnan järjestelmälliseen ja pysyvään arkistoon, johon organisaatio voi palata.
- Kaikkien kurssien koulutustietojen keskittäminen
- Oppijoiden suoritusotteiden järjestäminen yhdessä paikassa
- Koulutushistorian hakeminen auditointeja ja tarkastuksia varten
- Todistusten säilyttäminen suoritusten rinnalla
- Koulutustietojen käyttöoikeuksien hallinta
- Koulutustietojen vienti raportointia varten
Kun koulutustiedot ovat jäsennellyssä järjestelmässä, organisaatio käyttää vähemmän aikaa etsimiseen ja enemmän aikaa toimiin, joihin koulutushistoria antaa aihetta.
Keskitä henkilöstön koulutustiedot TechClassiin.
Varaa esittelyUsein kysytyt kysymykset
Mikä on koulutusrekisteri?
Se on ohjelmisto, joka tallentaa ja järjestää työntekijöiden koulutushistorian. Sen ansiosta suoritetut kurssit, päivämäärät, todistukset ja tulokset löytyvät helposti, ja niistä on helppo raportoida.
Miten koulutusrekisteri eroaa itse koulutustiedoista?
Koulutustiedot ovat dokumentoituja tietoja suoritetusta oppimisesta, kun taas koulutusrekisteri on ohjelmisto, joka tallentaa, järjestää ja hakee esiin nämä tiedot.
Miksi koulutusrekisteriä kannattaa käyttää?
Se pitää oppimishistorian keskitettynä ja haettavana, joten auditoinnit, compliance-tarkastukset ja raportointi sujuvat nopeammin kuin hajallaan olevien tiedostojen varassa.